Dokumen usaha adalah segala dokumen yang berkaitan dengan proses berjalannya sebuah usaha atau bisnis, mulai dari catatan, laporan, buku, surat-surat, perjanjian, dan lainnya yang masih berhubungan dengan bisnis yang Anda tekuni. Keberadaan dokumen ini penting adanya karena isinya dapat mendukung proses bisnis, seperti penentuan strategi bisnis dan melakukan evaluasi pada aktivitas bisnis yang telah berjalan. Setelah memahami peran pentingnya, ini saatnya untuk mengenal lebih dekat beberapa jenis dokumen yang sering ditemui berikut.
Dokumen Usaha Berikut Sering Anda Temui, Apa Saja?
Berjuluk sering ditemui sebab dokumen ini sering kali dibuat di sebuah perusahaan. Pembuatan dokumen usaha ini bisa dilakukan secara berkala, seperti harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Selain itu, beberapa dokumen berikut ada yang dibuat hanya saat akan digunakan (insidental). Lebih lanjut, dokumen di bawah ini juga bersifat umum. Maksudnya, setiap jenis bidang usaha pasti menggunakan atau memiliki dokumen ini di dalam perusahaanya.
Surat Perjanjian Kerja Sama
Layaknya manusia, sebuah perusahaan perlu melakukan kerja sama dengan pihak atau perusahaan lainnya. Ini agar perusahaan Anda dapat berkembang dan mencapai setiap tujuan dengan lebih mudah. Untuk memastikan keamanan dan kenyamanan pihak yang bekerja sama serta menghindari perselisihan antar pihak, maka buatlah surat perjanjian kerja sama. Menilik dari unsur sifat, surat perjanjian kerja sama dapat digolongkan sebagai dokumen insidental.
Ini karena pembuatannya dilakukan ketika perusahaan Anda hendak menjalankan kerja sama dengan perusahaan atau pihak yang lain. Melansir cermati.com, dokumen jenis ini memuat beberapa komponen di dalamnya, seperti judul kontrak, identitas kedua pihak yang bekerja sama, latar belakang kesepakatan, ketentuan-ketentuan, tanda tangan kedua pihak beserta materai, dan tanggal dibuatnya perjanjian.
Surat Kontrak Kerja
Dokumen insidental lainnya yang sering Anda temui adalah surat kontrak kerja. Sesuai namanya, surat ini biasa Anda temui ketika akan memulai posisi baru pada sebuah perusahaan. Surat ini dibuat sebagai pegangan bagi kedua pihak dalam menjalankan hak dan kewajibannya. Tak hanya itu, surat kontrak kerja juga akan mempermudah penyelesaian masalah yang mungkin terjadi di antara keduanya. Beralih ke jenisnya, setidaknya ada empat jenis surat kontrak kerja yang disesuaikan dengan status karyawan. Keempatnya adalah surat kontrak pekerja paruh waktu, surat kontrak pekerja waktu tertentu (PKWT), surat kontrak pekerja lepas, surat kontrak pekerja waktu tidak tertentu (PKWTT).
Melansir talenta.co dari Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003, surat kontrak kerja memiliki sembilan komponen di dalamnya. Komponen tersebut mencakup identitas perusahaan, identitas karyawan, jabatan dan jenis pekerjaan, tempat bekerja, besaran gaji, hak dan kewajiban perusahaan dan karyawan, jangka waktu berlaku, tempat dan tanggal dibuatnya perjanjian, serta tanda tangan pihak yang tercantum dalam perjanjian.
Perjanjian Kerahasiaan (Non Disclosure Agreement)
Bagi Anda yang bekerja pada bidang berhubungan dengan data pelanggan, perjanjian ini pasti bukan pertama kali Anda temui. Perjanjian kerahasiaan atau non disclosure agreement adalah sebuah kesepakatan antara dua pihak untuk tidak mengungkapkan informasi rahasia milik salah satu pihak ke pihak lainnya. Perjanjian ini penting untuk dibuat karena kebocoran informasi rahasia dapat menyebabkan kerugian bagi pemiliknya.
Selain dapat melindungi informasi yang bersifat sensitif, perjanjian ini dapat memberikan pemegang informasi batasan mana yang bisa dibicarakan secara umum dan mana yang tidak. Lebih lanjut, perjanjian ini juga dapat melindungi ide mau pun inovasi produk suatu perusahaan yang belum diperkenalkan kepada publik sehingga proses pengurusan hak patennya tidak mengalami kendala. Beberapa perusahaan yang menerapkan perjanjian ini di antaranya perusahaan teknologi, hukum, pelayanan jasa, perbankan, dan sebagainya.
Laporan Keuangan
Dokumen berikutnya adalah laporan keuangan. Laporan ini berisi informasi keuangan dari sebuah perusahaan dalam periode tertentu. Periode pembuatannya menyesuaikan dengan kebijakan yang diambil masing-masing perusahaan, misalnya sebulan sekali, tiga bulan sekali, mau pun satu tahun sekali. Laporan keuangan memegang peran penting bagi sebuah perusahaan. Sebab, laporan ini akan menggambarkan kinerja dan kondisi sebuah perusahaan pada periode tertentu.
Misalnya, Anda ingin tahu bagaimana kondisi perusahaan bulan kemarin, apakah untung atau rugi? Untuk menjawabnya, Anda dapat membuka laporan laba rugi. Beralih ke isinya, laporan keuangan umumnya memuat keuntungan, kerugian, hingga utang perusahaan. Namun, rincian format tersebut bisa saja berbeda tergantung pada jenis laporan keuangan. Selain laporan laba rugi, Anda perlu tahu laporan keuangan lainnya, seperti laporan neraca, laporan arus kas, catatan atas laporan keuangan, laporan perubahan modal, dan sebagainya.
Proposal Penjualan
Ketika hendak memasarkan produk perusahaan, Anda tentu memerlukan proposal ini. Proposal penjualan adalah dokumen yang bertujuan untuk menunjukkan produk atau layanan sebuah perusahaan kepada pihak yang akan menggunakannya. Karena tujuan tersebut, proposal ini berisi informasi detail dari sebuah produk atau layanan, seperti apa saja fiturnya dan bagaimana produk atau layanan tersebut dapat menyelesaikan permasalahan calon pengguna.
Ketika mereka tertarik dengan apa yang Anda tuliskan pada proposal, proses berlanjut ke masalah perhitungan harga. Maka dari itu, proposal penjualan juga perlu memuat rincian biaya yang perlu dikeluarkan untuk menggunakan produk atau layanan Anda. Lebih lanjut, beberapa komponen dalam proposal penjualan di antaranya informasi perusahaan, tantangan dan tujuan, produk atau layanan yang ditawarkan, harga, testimoni, dan studi kasus. Ini sebagaimana dilansir dari glints.com.
Itulah beberapa dokumen bisnis yang biasa Anda temui ketika bekerja pada suatu perusahaan. Tak dapat dipungkiri, dokumen-dokumen tersebut memiliki peran penting dalam proses pengembangan bisnis. Karena penting Anda juga perlu memikirkan cara penyimpanan dokumen bisnis dengan tepat untuk menghindari hal hal yang tidak diinginkan.
Artikel terkait: Marak Banjir, Ini Cara Menyimpan Dokumen Bisnis Agar Tak Rusak
Untuk membuat dokumen bisnis di atas, Anda tentu butuh mengosongkan waktu lebih lama. Sebab, ketika membuat dokumen tersebut, Anda dituntut untuk teliti. Teliti dalam hal penulisan kata mau pun hal yang perlu dicantumkan di dalamnya. Jika ada yang terlewat sedikit saja, masalah baru akan muncul nantinya. Untuk mempersingkat waktu pembuatan dokumen bisnis dan memastikannya bebas dari kesalahan pengetikan, Anda dapat mengandalkan Arvis SmartDoc.
Melalui Arvis SmartDoc, Anda dapat membuat berbagai jenis dokumen bisnis menggunakan lebih dari ratusan format atau template yang tersedia, mulai dari kontrak kerja, proposal penjualan, kontrak hukum, dan lainnya. Pada Arvis SmartDoc, Anda juga dapat menambahkan kop surat perusahaan Anda agar dokumen bisnis jadi lebih profesional. Tertarik mencobanya? Bicarakan jadwal demo Arvis SmartDoc bersama kami pada formulir berikut atau kirimkan pesan melalui nomor ini. Kemajuan teknologi membawa kemudahan, jika ada solusi janganlah disia-siakan.
